Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Dr. Tim Weissker
Ottostr. 6
52070 Aachen, Germany
E-Mail: me@tim-weissker.de
Das Verwaltungssytem "SkogConf" ermöglicht es den Benutzenden, die Einreichung eines wissenschaftlichen Aufsatzes für eine wissenschaftliche Konferenz, einen wissenschaftlichen Workshop oder ein wissenschaftliches Symposium vorzunehmen. Eine solche Veranstaltung wird vom System als "Track" bezeichnet. Die Nutzung des Systems ist freiwillig und beinhaltet die Erstellung eines Nutzungskontos, für welches die folgenden Daten zu administrativen Zwecken gespeichert werden:
Eine Einreichung zu einem Track besteht aus:
Nach Sammlung der Einreichungen können diese begutachtet werden. Gutachterinnen und Gutachter, welche ebenfalls ein Konto im System benötigen, schreiben hierfür ein "Review", für welches die folgenden Daten gespeichert werden.
Die Daten werden auf dem Server des Webhosters (netcup GmbH) in Deutschland gespeichert. Einreichungen sind für die angegebenen Autorinnen und Autoren, den Systemadministrator, sowie zugeordnete Gutachterinnen und Gutachter zugänglich. Reviews sind je nach Phase zunächst nur für den Systemadministrator, danach für die weiteren Gutachterinnen und Gutachter und schließlich für die Autorinnen und Autoren zugänglich. Dabei wird die Identität der Gutachterinnen und Gutachter vor den Autorinnen und Autoren verborgen, andersherum ebenfalls ("double-blind review").
Die Verarbeitung der eingegebenen Daten (Einreichungen und Reviews) erfordert die aktive Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, welcher als Rechtsgrundlage dient. Die Nutzung des Systems ist freiwillig. Bei der Erstellung eines Accounts wird die Einwilligung durch das aktive Anklicken einer entsprechend gekennzeichneten Checkbox erteilt.
Die erhobenen Daten werden nach Beendigung des Tracks archiviert. Je nach Phase des Tracks können Autorinnen und Autoren ihre Einreichungen sowie Gutachterinnen und Gutachter ihre Reviews durch entsprechende Buttons direkt löschen. Auf direkte Anfrage an die oben genannte Kontaktadresse kann eine Löschung der Daten auch manuell beantragt werden, falls dies in der aktuellen Phase eines Tracks nicht selbstständig vorgesehen ist.
Bei jedem Aufruf dieser Webseite ist technisch ein Austausch von Informationen zwischen Ihrem Endgerät, beispielsweise Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon und Servern, die die Webseite zum Abruf bereitstellen, erforderlich, um eine Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und dieser Webseite herzustellen. Bei jedem Zugriff auf die Webseite werden zudem Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei (Logfile) verarbeitet und gespeichert. Im Einzelnen fallen folgende Daten an:
Die Protokolldaten werden für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Webseiten, das heißt zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehlern verarbeitet. Darüber hinaus werden die Protokolldaten zur technischen Sicherheit, insbesondere zum Schutz vor und zur Abwehr von Cyberangriffen verarbeitet. Dies erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), 32 Abs. 1 DSGVO.
Die vorübergehende Speicherung der Daten zur technischen Kommunikation und der Protokolldateien erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Normalerweise ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
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Diese Verarbeitung dient der Wahrnehmung der Aufgaben des Betreibers und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO.
Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per E-Mail oder auf Basis Ihrer postalischen Eingabe erfassen, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für den von Ihnen verfolgten Zweck oder im Zusammenhang mit damit ausgelösten Verwaltungsvorgängen und den hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die Frist zur Aufbewahrung eines Verwaltungsvorgangs beträgt zehn Jahre nach Bearbeitung des letzten Eintrags. Die Frist für die Aufbewahrung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von Betroffenenrechten beträgt 3 Jahre.
Werden personenbezogene Daten von dem/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm/ihr folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu. Der/ die Betroffene hat gemäß Artikel 15 ff. DSGVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO), hat er/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.
Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der / die Betroffene eine E-Mail an den oben genannten Betreiber.
